CRM'i ekibe benimsetmenin 5 kuralı

Satışçıya iş çıkarmayan CRM kullanılır

CRM'in ilk günden kaybettiği yer, satış ekibine ek yük gibi görünmesidir. Her görüşme sonrası on beş alan doldurmak zorunda kalan bir satışçı, birkaç hafta içinde sisteme girmeyi bırakır ve eski not defterine döner.

Kurulumda zorunlu alan sayısını en aza indirmek, çoğu bilgiyi otomatik doldurmak ve mobil üzerinden tek dokunuşla kayıt açabilmeyi sağlamak bu direnci baştan çözer.

Kural basit: CRM, kullanıcıya harcadığı süreden fazlasını geri vermelidir.

Tek gerçek kaynak olmalı

Müşteri bilgisinin bir kısmı CRM'de, bir kısmı Excel'de, bir kısmı da kişisel telefon rehberlerinde duruyorsa hiçbiri güvenilir değildir. Ekip hangisine bakacağını bilemediği için en kolayına, yani kendi tuttuğu listeye döner.

Geçiş sırasında dağınık listeleri toplamak, tekrarlayan kayıtları birleştirmek ve eski kaynakları kapatmak zahmetli ama şarttır. Eski kaynak açık kaldığı sürece yeni sistem tam olarak devreye girmez.

Raporlar sistemden çıksın

Yönetici haftalık satış toplantısında hâlâ elle hazırlanmış bir tabloya bakıyorsa, ekip CRM'e veri girmenin bir karşılığı olmadığını görür. Buna karşılık toplantı doğrudan CRM ekranından yönetiliyorsa, veri girmemenin bedeli anında ortaya çıkar.

Bu yüzden kurulumun bir parçası da raporların taşınmasıdır: hangi rapora, hangi sıklıkta, kimin bakacağı belirlenir ve o raporlar sistemde kurulur.

Eğitim tek seferlik bir olay değil

Açılış eğitimi gerekli ama yeterli değildir. İlk haftalarda ortaya çıkan küçük takılmalar çözülmezse alışkanlık oluşmadan sistem terk edilir.

Geçiş projelerinde ilk ay boyunca kısa ve düzenli destek görüşmeleri planlıyoruz; sorular biriktikçe değil, çıktığı gün yanıtlanıyor.

Son kural ise en önemlisi: yönetici sistemi kullanmıyorsa ekip de kullanmaz. Benimsenme yukarıdan aşağı ilerler.