Şartname özellik listesi değildir
Çoğu şartname madde madde sıralanmış bir özellik listesidir: "kullanıcı girişi olacak", "raporlama olacak". Bu maddeler hiçbir tartışmayı önlemez, çünkü herkesin kafasındaki "raporlama" farklıdır.
İyi bir şartname özelliği değil, davranışı tarif eder: kim, hangi durumda, ne yapacak ve sonucunda ne olacak? "Satış müdürü, ay sonunda kendi bölgesindeki temsilcilerin ciro ve hedef gerçekleşmesini tek ekranda görebilecek, çıktıyı Excel olarak indirebilecek." Bu cümle üzerinde anlaşmak mümkündür.
Bu yaklaşım geliştirme tarafında da işi kolaylaştırır: yapılacak işin sınırı belli olur, test edilebilir bir hedef ortaya çıkar.
Roller ve yetkiler baştan tanımlanmalı
Projelerin ortasında en sık çıkan soru şudur: "bu ekranı kim görebilecek?" Rol tanımı şartnameye girmediğinde, her yeni ekran için bu soru yeniden tartışılır.
Kaç farklı kullanıcı rolü olacağını, her rolün hangi ekranları görüp hangi işlemleri yapabileceğini bir tabloya dökmek, sonradan çıkacak onlarca soruyu baştan yanıtlar.
Aynı şekilde "silme" gibi geri dönüşü olmayan işlemlerin kimde olacağı ve iz kaydının tutulup tutulmayacağı da bu aşamada netleşmelidir.
Entegrasyonlar ve veri kaynakları
Yazılımın konuşacağı her dış sistem (muhasebe, e-fatura, kargo, banka, pazaryeri, mevcut ERP) şartnamede adıyla yer almalıdır. "Gerekirse entegre edilir" ifadesi, bütçeye de takvime de girmemiş bir iş demektir.
Her entegrasyon için hangi verinin, hangi yöne, hangi sıklıkta akacağı yazılmalıdır. Tek yönlü bir aktarımla çift yönlü senkronizasyon arasındaki iş yükü farkı katlarla ölçülür.
Dış sistemin API belgelerinin ve test ortamının kimde olduğu da baştan sorulmalı; bu erişimin gecikmesi projeyi haftalarca bekletebilir.
Kabul kriterleri ve kapsam dışı
Şartnamenin en değerli iki bölümü genellikle en kısa yazılanlardır: işin ne zaman "bitmiş" sayılacağı ve neyin kapsam dışı olduğu.
Kabul kriteri ölçülebilir olmalıdır. "Hızlı açılacak" yerine "ürün listesi 500 kayıtla iki saniyenin altında açılacak" yazıldığında, tartışma yerine ölçüm devreye girer.
Kapsam dışı maddeleri yazmak, kapsamı yazmak kadar önemlidir. "Bu aşamada mobil uygulama yapılmayacak", "içerik girişi müşteri tarafından yapılacak" gibi cümleler, sonradan doğal karşılanan beklentileri baştan netleştirir.
Şartname değişmez bir belge değildir; değişecektir. Önemli olan, değişikliğin nasıl yönetileceğinin de baştan yazılı olmasıdır.
